{"id":18107,"date":"2022-07-26T12:44:29","date_gmt":"2022-07-26T12:44:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getsharedcontacts.com\/7-consejos-para-usar-google-workspace-como-un-profesional\/"},"modified":"2023-09-21T14:07:21","modified_gmt":"2023-09-21T14:07:21","slug":"7-consejos-para-usar-google-workspace-como-un-profesional","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getsharedcontacts.com\/es\/7-consejos-para-usar-google-workspace-como-un-profesional\/","title":{"rendered":"7 consejos para utilizar Google Workspace como un profesional"},"content":{"rendered":"\n
\"Espacio<\/figure>\n\n\n\n

El espacio de trabajo de Google, o Gsuite y Google Apps, como se conoc\u00eda anteriormente, es una potente y masiva colecci\u00f3n de software, repleta de herramientas empresariales, educativas, de colaboraci\u00f3n y de productividad que hacen que millones de personas sean m\u00e1s eficientes en la producci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

El uso individual del espacio de trabajo es gratuito y las empresas pagan por funciones adicionales como, al menos de vez en cuando, dominios personalizados, almacenamiento ilimitado en la nube, asistencia al cliente y otros servicios adicionales. <\/p>\n\n\n\n

Al mismo tiempo, se puede afirmar que la mayor\u00eda de sus usuarios se conforman con las funciones m\u00e1s populares y no son plenamente conscientes de c\u00f3mo aprovechar todo lo que ofrece Google Workspace. Es posible que s\u00f3lo utilicen la configuraci\u00f3n predeterminada y las funciones b\u00e1sicas de Gmail, Google Docs y Hojas de c\u00e1lculo, que programen sus ajetreados d\u00edas en Google Calendar y que quiz\u00e1s utilicen Google Slides y Forms de vez en cuando. <\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, las posibilidades de Google Workspace son mucho m\u00e1s amplias, y queremos ayudarte a aprovechar todo el potencial del software que utilizas a diario. Por eso hemos reunido siete consejos para utilizar Google Workspace como un profesional.<\/p>\n\n\n\n

1. Aprovechar al m\u00e1ximo Gmail<\/h2>\n\n\n\n

Empecemos por Gmail, ya que, de media, los profesionales pasan \u2153 de su tiempo de trabajo revisando y respondiendo al correo electr\u00f3nico. Rara vez se hace de una sola vez, sino que nos interrumpen constantemente las notificaciones del correo electr\u00f3nico, lo cual es bastante perjudicial para nuestra productividad. <\/p>\n\n\n\n

Por suerte, Gmail ha ganado popularidad gracias a su interfaz intuitiva y f\u00e1cil de usar, pero tiene algunas limitaciones y siempre se puede mejorar.<\/p>\n\n\n\n

Unos cuantos consejos pueden ayudarte a despejar tu buz\u00f3n de correo y a hacer el trabajo m\u00e1s eficiente sin tener que ser un superusuario de Google Mail.<\/p>\n\n\n\n

M\u00e1s informaci\u00f3n: Crear, actualizar y compartir contactos directamente desde Gmail<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Mover los correos electr\u00f3nicos prioritarios a la parte superior<\/h3>\n\n\n\n

Por defecto, los correos electr\u00f3nicos en Gmail se muestran en orden cronol\u00f3gico. Es un enfoque intuitivo, pero tambi\u00e9n puede decidir mostrar primero los mensajes m\u00e1s cr\u00edticos. <\/p>\n\n\n\n

Puedes marcar los mensajes como necesarios manualmente -mediante estrellas-, pero Gmail tambi\u00e9n te ayuda con su buz\u00f3n de prioridades. Para activarlo, ve a la configuraci\u00f3n y elige “Importante primero” en lugar de “Predeterminado”: ver\u00e1s primero el correo electr\u00f3nico que es importante y no le\u00eddo, con estrellas, y luego todo lo dem\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n

Gestione los filtros con cuidado<\/h3>\n\n\n\n

Los filtros son otra funci\u00f3n \u00fatil que pretende mejorar la productividad del correo electr\u00f3nico en Gmail. <\/p>\n\n\n\n

Aunque recomendamos ir m\u00e1s all\u00e1 de los filtros predeterminados de Google, es importante destacar que a\u00f1adir demasiados filtros tiende a ralentizar Gmail. En cambio, al menos desde el punto de vista de la productividad, es aconsejable elegir los filtros y mantener el menor n\u00famero posible de ellos.<\/p>\n\n\n\n

Elija la densidad de visualizaci\u00f3n adecuada<\/h3>\n\n\n\n

La elecci\u00f3n de la densidad de visualizaci\u00f3n parece una caracter\u00edstica menor, pero puede mejorar significativamente la b\u00fasqueda de correos electr\u00f3nicos. Recientemente, Gmail ha empezado a mostrar los archivos adjuntos directamente en el buz\u00f3n principal por defecto, y puede resultarte \u00fatil si recibes muchos correos electr\u00f3nicos con archivos adjuntos valiosos. <\/p>\n\n\n\n

Por otro lado, si te distrae, es posible elegir la opci\u00f3n “C\u00f3modo” en los ajustes y obtener un buz\u00f3n m\u00e1s claro.<\/p>\n\n\n\n

Fusionar cuentas de Google y de otros proveedores<\/h3>\n\n\n\n

Aunque Gmail sea tu buz\u00f3n favorito, es posible que sigas utilizando otros proveedores de correo electr\u00f3nico, por ejemplo, en el trabajo. <\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, es posible que utilices varias cuentas de Google Workspace y que cambiar de una a otra te resulte improductivo. Por suerte, puedes fusionarlos en uno solo e incluso responder a un correo electr\u00f3nico desde la direcci\u00f3n que quieras: s\u00f3lo tienes que elegirla en la lista desplegable antes de enviar el mensaje.<\/p>\n\n\n\n

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2. Optimizar Google Docs<\/h2>\n\n\n\n

Los documentos, las hojas y las diapositivas de Google se encuentran entre las aplicaciones m\u00c3\u00a1s utilizadas del ecosistema de Google. Son el lugar donde puedes crear y colaborar en la nube de google. <\/p>\n\n\n\n

Esto es lo que hace que sean una parte popular de las diferentes aplicaciones del espacio de trabajo de Google. Numerosos profesionales de todo el mundo utilizan Google Docs. Este sencillo pero potente editor de texto es una herramienta esencial para escritores, gestores de contenidos, editores de textos y todo aquel que trabaje con texto. <\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, tambi\u00e9n se utiliza mucho para tomar notas, redactar actas de reuniones, hacer listas de tareas, colaborar en documentos y muchas otras tareas. La mayor\u00eda de la gente utiliza su configuraci\u00f3n por defecto, pero \u00bfqui\u00e9n no utiliza Google Docs como un profesional?<\/p>\n\n\n\n

Haz la investigaci\u00f3n en Google Docs<\/h3>\n\n\n\n

Escribir suele requerir al menos algo de investigaci\u00f3n en l\u00ednea, y la mayor\u00eda de los usuarios de Google Docs abren una nueva pesta\u00f1a y buscan en Google lo que necesitan saber o comprobar. Parece sencillo, pero cada pesta\u00f1a est\u00e1 llena de potenciales distractores. <\/p>\n\n\n\n

No todo el mundo sabe que existe una funci\u00c3\u00b3n inteligente llamada Explorar, en la que se abre una peque\u00c3\u00b1a pesta\u00c3\u00b1a en el lateral del documento y se pueden buscar, leer y citar las fuentes. Se acabaron las distracciones en l\u00ednea mientras se lleva a cabo la investigaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Editar im\u00e1genes con Google Docs<\/h3>\n\n\n\n

Otra funci\u00f3n que te ayuda a permanecer dentro del documento durante todo el proceso de creaci\u00f3n de contenidos es la edici\u00f3n de im\u00e1genes sin salir de Google Docs. Esta pr\u00e1ctica funci\u00f3n no es tan conocida como merece. <\/p>\n\n\n\n

El funcionamiento es sencillo. Despu\u00e9s de importar una imagen, puede hacer clic en ella para activar un men\u00fa adicional. Por supuesto, est\u00e1 lejos de ser un software de edici\u00f3n de im\u00e1genes avanzado, pero puede ser suficiente para algunas aplicaciones b\u00e1sicas.<\/p>\n\n\n\n

3. Haz que las hojas de c\u00e1lculo hagan la magia<\/h2>\n\n\n\n

Las hojas de c\u00e1lculo de Google no est\u00e1n pensadas \u00fanicamente para los profesionales que trabajan con datos y n\u00fameros. Tambi\u00e9n pueden ayudar en muchas tareas, tanto en el trabajo como en casa. Aunque las hojas de c\u00e1lculo tienen fama de ser herramientas complejas y profesionales, es bastante f\u00e1cil aprender lo b\u00e1sico: hay consejos y trucos para sacarles el m\u00e1ximo partido.<\/p>\n\n\n\n

No tenga miedo de las macros<\/h3>\n\n\n\n

Las macros se introducen para facilitarle la vida automatizando las tareas repetitivas. En lugar de realizar algunos pasos una y otra vez, es mejor grabar una macro que lo repita por ti. Gracias a ello, tienes mucho m\u00e1s tiempo para hacer lo que te gusta o se te da bien.<\/p>\n\n\n\n

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4. Descubrir complementos \u00fatiles<\/h2>\n\n\n\n

Aunque Google Spreadsheets es una herramienta muy completa, puede ser a\u00fan m\u00e1s potente gracias a los numerosos complementos que son f\u00e1ciles de instalar. <\/p>\n\n\n\n

Puedes hacerlo directamente desde la herramienta: abre un archivo, haz clic en Complementos en el men\u00fa superior y luego en “Obtener complementos”.<\/p>\n\n\n\n

Tambi\u00e9n puedes buscar en la enorme biblioteca de complementos de terceros que se integran bien con las hojas de c\u00e1lculo de Google. Uno de los complementos m\u00e1s populares y valiosos es ‘Power tools’: inst\u00e1lalo para dividir texto, comparar datos, eliminar espacios innecesarios, hacer coincidir y fusionar datos, etc. Las herramientas de potencia son \u00fatiles si necesitas que las hojas de c\u00e1lculo de Google trabajen en el texto al menos tanto como en los n\u00fameros. <\/p>\n\n\n\n

Si te gustan m\u00e1s las Matem\u00e1ticas y la ciencia, te gustar\u00e1 el complemento WolframAlpha<\/a>: esta herramienta te ayudar\u00e1 a encontrar c\u00e1lculos matem\u00e1ticos, hechos cient\u00edficos e hist\u00f3ricos y mucho m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n

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M\u00e1s informaci\u00f3n: Crear, actualizar y compartir contactos directamente desde Google Workspace\u2122.<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

5. Deja que Google Calendar sea tu asistente<\/h2>\n\n\n\n

El Calendario de Gmail es una gran herramienta que te ayuda a planificar tus d\u00edas. \u00bfLe cuesta estar al tanto de todas sus tareas y reuniones, al menos de vez en cuando, y tal vez sienta que deber\u00eda contratar a un asistente? <\/p>\n\n\n\n

Tal vez s\u00ed, pero si s\u00f3lo necesitas a alguien que te recuerde tu agenda diaria y tu lista de tareas, no necesitas un asistente y tampoco una app de productividad. Google Calendar puede hacer todo eso por ti. Creemos que m\u00e1s personas deber\u00edan conocer esta pr\u00e1ctica funci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Convertir Google Calendar en una herramienta de productividad<\/h3>\n\n\n\n

Google ha presentado una nueva y pr\u00e1ctica herramienta que mejora la productividad diaria: Tareas. Permite crear listas de tareas simples, incluyendo subtareas y tareas recurrentes. Una vez que guarde la tarea y conecte las tareas a su calendario (desde el men\u00fa de la izquierda), su calendario tambi\u00e9n se convierte en una sencilla (pero eficaz) herramienta de productividad.<\/p>\n\n\n\n

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M\u00e1s informaci\u00f3n: Acceso a contactos compartidos desde Google Calendar<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

6. Aproveche el poder de las integraciones<\/h2>\n\n\n\n

Ya hemos mencionado los complementos de Google Spreadsheets, pero son s\u00f3lo el principio de c\u00f3mo las diferentes integraciones de terceros pueden mejorar Google Suite. ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122) es un excelente ejemplo de integraci\u00f3n de Gmail que permite a los usuarios a\u00f1adir y actualizar contactos compartidos y hace que el tiempo dedicado al correo electr\u00f3nico sea mucho m\u00e1s productivo.<\/p>\n\n\n\n

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Leer m\u00e1s: Integraci\u00f3n Zapier – Contactos compartidos para Gmail<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

7. Comparte tus contactos de Google<\/h2>\n\n\n\n

Lamentablemente, Gmail no permite que los usuarios compartan sus contactos entre s\u00ed. Es un cuello de botella importante para muchos equipos que dependen de Gmail para enviar correos electr\u00f3nicos a clientes potenciales, clientes o usuarios y no pueden utilizar una base de datos de contactos de Gmail sincronizada. <\/p>\n\n\n\n

Contactos compartidos para Gmail<\/a> resuelve este problema al permitir compartir y actualizar los contactos con los miembros del equipo y gestionar los permisos. La aplicaci\u00f3n puede descargarse f\u00e1cilmente desde el Google Workspace Marketplace oficial y se integra perfectamente con Gmail.<\/p>\n\n\n\n

Aparece una nueva libreta de direcciones compartida en Contactos de Google y est\u00e1 lista para ser utilizada. Si eres usuario de Google Workspace, sabr\u00e1s con seguridad que es una soluci\u00f3n muy completa que permite gestionar varios buzones de correo, crear y compartir diferentes tipos de archivos, trabajar con texto, n\u00fameros y contenido visual. Adem\u00e1s, te permite estar al d\u00eda con tu calendario y mucho m\u00e1s. <\/p>\n\n\n

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Aun as\u00ed, los dise\u00f1adores e ingenieros de Google no pueden responder a las necesidades de todo el mundo, y por eso permiten que herramientas de terceros llenen los vac\u00edos y mejoren la colecci\u00f3n. En ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122) nos hemos dado cuenta de que no poder compartir contactos con los compa\u00f1eros de trabajo disminuye la productividad de un equipo, y hemos creado una herramienta que te permite utilizar Gmail como un profesional.<\/p>\n\n\n

Tus contactos. Reinventados. <\/div>
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